扮演主管與同事間溝通橋樑 成為八面玲瓏火紅秘書

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作?一名秘書,想要當好主管的助手,除了需具備基本的專業知識和技能之外,更重要的是要做好溝通工作,也就是要掌握溝通的諸多技巧並靈活運用,這樣才是合格的秘書。秘書工作中最常需要溝通的就是主管與同事,其中的技巧分析如下:

一、與主管的溝通技巧

對於秘書來說,要想當好參謀,就要學會走向主管。但是不同的主管有著不同的性格,溝通時當然也要因人而異,特別要把握好以下幾點:

 

1、與主管溝通時要認清自己的位置

無論何時何地,秘書人員要切記自己是主管的助手,屬於份內的事情要認真做好,除此以外不能擅做主張。

 

2、與主管溝通時要學會未雨綢繆

秘書要提前把溝通的目的以及表達方式思考完整,對主管的工作行程也要瞭解,還要對主管的心情做個揣摩,這樣既能節省時間,也能使溝通更有效。

 

3、針對不同性格的主管,採取不同的溝通方法

秘書平時與主管接觸中,要學會觀察,針對不同性格的主管,找出適合溝通的方法,只要兢兢業業、多思考學習,加上巧妙使用溝通技巧,就能從容面對。

 

二、與同事的溝通技巧

在一個單位裏面,秘書除了要面對主管,更多的時候是要面對同事。為了使各項工作順利開展,秘書在與同事相處時要把握好以下幾點:

 

1、尊重他人,隨和待人

對每位同事平等相待,不要因?對某人有意見或看不慣,就不想跟他說話,這樣很不利於團結。簡單的一聲問候就能營造和諧的氛圍,使工作順利開展。

 

2、講究誠信,寬容待人

秘書在與同事相處時,要樹立“誠信第一”的觀念,一定要言出必行,即使不得已因為某種原因無法做到,也要誠懇的向對方說明,取得對方諒解。

 

3、實事求是,謙虛踏實

作為秘書必須在和同事的相處中,堅持實事求是的原則,有多少能力做多少事情,不要高高在上,更不要到處炫耀自己的成績,要保持謙虛踏實的作風。

 

4、關心他人,團隊合作

要想和同事很好的溝通,就要善於在“情”字上下功夫,無論是在工作中,還是在生活上,要學會和同事溝通感情,要學會主動承擔責任,不斤斤計較。

 

中華人事主管協會執行長 林由敏提到,除了主管和同事之外,秘書在辦公室中也經常接觸來訪的貴賓,由於辦公室代表單位的形象,所以秘書一定要注意自身形象,包括穿著打扮、說話語氣和用詞。無論來訪者是何種身份都要笑臉迎人,給人留下美好的第一印象;有時辦公室會遇到帶有負面情緒的來訪者,此時秘書要做忠實的聽眾,讓他們把心裡的不愉快發洩出來,從中找出問題的癥結所在,並且與有關部門積極協商,及時給予解決。

 

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