上班族舉止合宜 辦公室禮儀為您加分

廠商的課長來拜訪總經理，您倒了兩杯茶進去，請問要先端給來訪的課長還是自己公司的總經理？答案是課長，這是辦公室禮儀的規範；但是，如果總經理因此而不悅，那不是很冤嗎？中華人事主管協會執行長林由敏指出，禮儀制定的目的，就在使「位高者不致躊躇，位低者不受冷落」。所以熟習辦公室禮儀絕對是現代人在職場必備的知識，做得好顯得落落大方有自信，不清楚辦公室禮儀者則感覺進退失據，影響專業形象。

中華人事主管協會專業秘書暨行政管理師認證班資深講師 游美未提到，首先請牢記一個最高指導原則：不以男女和年齡長幼為尊卑，而以職位和訪客為尊。簡單說，在辦公室的場合，不是"Lady First"，而是誰的官大誰就優先，而有訪客在時，則以訪客優先。以下列舉幾項合宜的辦公室禮儀做法，供您參考：

一、握手
男女皆可主動伸出手來握手，但是看到極高階長官，不宜先伸手，可以鞠躬禮或微笑點頭代替；要領為將虎口張開用整個手掌而非用手指與對方虎口相合，穩穩、稍為用力的握住，需用眼神看對方(Eye Contact)，而且不要急著把手甩開；除非你是長官，否則也不可以用另一手去包住對方的手掌，或拍對方的肩膀或頭。上班族女性在握手的做法上，多顯現羞怯缺乏自信，宜多練習。

二、交換名片
前去接待訪客時，記得同時帶著自己的名片主動提出交換；由職位低者向職位高者遞出名片並作自我介紹；如果有一方已經準備好名片拿在手上時，另一方應停止找名片的動作，先接收名片再遞出自己的名片；遞名片宜以雙手遞出，名片之正面要朝向對方。接收名片後，如果需在名片上紀錄時間地點等資料，亦需等對方離去，不能當著對方的面在其名片上做紀錄。

三、居間介紹
正確的做法是將自己人介紹給訪客，將位低者介紹給位高者，例如：「xx課長，這是我們總經理」，而非「總經理，這位是xx課長」；或「xx專員，這位是我們部門的xx經理」，而非「xx經理，這位是新來的xx專員」。

四、接待訪客
行進時，以「前為尊、右為尊」為原則，因此引導者宜站在訪客左後小半步，輔以手勢引導；上樓時訪客在前，下樓則由引導人走在前方保護。進出電梯，由訪客先進先出，引導人務必以手協助按住電梯門，當訪客人數眾多時，則改由引導人先行進入電梯，以便操作欲前往樓層和電梯門，出電梯仍以訪客先出。送訪客離去時，若送至電梯間，應等電梯門完全關起後，才轉身返回辦公室；送訪客搭車時，則需等車輛離開彼此之視線，送行者才能轉身離開。

以上幾項常見的辦公室禮儀，現代上班族不可不知。游美未提到，若是您在職場擔任秘書或期待成為秘書，「禮儀」更是您生活的一部份，進退得宜，禮儀會為自己的氣質加分，是提昇自我形象的第一步！除了專業禮儀形象之外，您知道如何成為新世代人氣秘書嗎？如何擺脫傳統行政人員的落伍思維及印象？如何運用各種工具.專業技巧展現工作效率？中華人事主管協會「專業秘書暨行政管理師認證班」，特邀具有多年秘書實務經驗的名師群，從內在專業面、效率面及溝通面到外在的形象打造，讓您一次獲得多位大師的祕笈精華，不但提升祕書的關鍵職能，包括檔案管理、時間管理、人際溝通、電話禮儀、商業文書製作等並同時成功塑造企業與個人公關！本認證課程將於7/23高雄、8/6桃園、8/13台中、8/14台北開課，想成為上司眼中無可取代的得力助手的您千萬不要錯過。

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