線上簽核系統 快速還是減速?

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【記者黃惟新/中正大學報導】

  工讀生騎著電動車在校園四處穿梭送文景象往後將漸漸少見!目前學校的公文系統正朝全面電子化邁進,以線上簽核的形式運作,期望運用科技的便利性提升行政效率,加快對學生及業務的辦理。

  公文線上簽核系統將檔案、公文的內容電子化,將傳統使用紙本送至各處室做審核的動作全面E化,現在只需要點擊滑鼠便能輕鬆完成簽核文件。中正大學在今年六月聯合校內7個行政單位嘗試運作此系統,而各單位使用起來評價不一。

 

學校公務員使用公文線上簽核系統,滑鼠點一下即可傳遞公文。

記者黃惟新/攝影

  研究發展處秘書劉玉表示,使用此系統能清楚公文目前的流向與處理的進度,公文是否積壓或滯留在某處都能快速知曉;此外,不論對文件做任何幅度的更動系統都會有紀錄,當有任何問題發生時,都有資料可查詢,如此對每一位辦事員都是另一種保障。而人事室組員張芳榮指出,相較於傳統紙本公文,使用此系統辦公反而造成流程更為複雜,如臨時發現文內有不完整或需修改的地方,無法馬上收回做立即性的更改,需請目前處理的單位按「退回」,一關一關將文件退送回來才可修正,因此並不如原先紙本來得有效率。

  建置此系統是為響應行政院提倡電子公文作業的政策之一,期望提升公文處理效率及降低文書量,達到節能減紙的目的。秘書室主任秘書陳朝輝表示,基於校務資訊系統整合的考量,本校的公文線上簽核系統採自行開發,目前正分段逐步擴充相關功能。自行開發能針對校務上實務的需求做客製化的設計,彈性較大也能馬上針對問題做調整;同時透過開發過程,藉由業務與系統開發單位的互相交流與研商,提升業務單位對資訊化作業的認知,同時開發更為精簡的資訊作業流程系統;此外學校在研發系統同時,也引入相關科系學生參與設計,以團隊分工、學習與實務經驗交流的形式,藉此培養學生研發、創新與實務的能力。

  試辦數月後,目前試辦單位簽辦數已超過全校公文總簽辦數的25%,此期間系統開發單位也不斷進行些微的修正與調整。陳朝輝表示,此系統將會在下學期推行至全校,為了能讓未來實行更為順利,學校目前積極培訓操作諮詢工讀生與單位種子教師,而系統全面上線後也會開班授課進行教育訓練,期望透過訓練課程讓各機關首長、主管單位等更快熟悉系統操作與功能,讓運作更為流暢與有效率。

  公文線上簽核系統的功能面正逐步擴充、改善,使系統操作能更為順利與方便,預計下學期將推行至全校的計劃,校方也已做好相關的規劃藍圖,期望未來此系統的運作能讓學校整體行政效率更上一層樓。

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